تحرص إدارة معهد السلامة للتدريب والتعليم على حماية خصوصية البيانات الشخصية لجميع المستفيدين من المنصة التدريبية، وتلتزم بتطبيق أعلى معايير الأمان في جمع ومعالجة وتخزين والتخلص من البيانات وفقاً لما تصدره الجهات التنظيمية ذات العلاقة داخل المملكة العربية السعودية، بما في ذلك نظام حماية البيانات الشخصية.

توضح هذه السياسة الإجراءات والضوابط التي يعتمدها المعهد لضمان سرية المعلومات ومنع الاطلاع أو المشاركة غير المصرح بها، كما تُبيّن الحقوق والمسؤوليات المتعلقة بالبيانات المخزنة لدى المعهد:

1. يقوم المعهد بجمع بيانات المستفيدين الشخصية والتعليمية من خلال نماذج التسجيل والتعاملات الإلكترونية في نظام إدارة التعلم، وتشمل هذه البيانات الاسم الكامل، رقم الهوية الوطنية أو الإقامة، رقم الجوال، البريد الإلكتروني، المؤهل العلمي، الجنس، تاريخ الميلاد، اسم المستخدم، كلمة المرور، سجلات الحضور، الدرجات، الملفات المرفوعة، رسائل الدعم الفني، وسجلات التفاعل مع النظام.
2. يتم جمع هذه البيانات لأغراض التدريب والتقييم وإدارة العمليات التعليمية، وتقديم الخدمات الأكاديمية والدعم الفني، وتحليل الأداء وتحسين جودة البرامج التدريبية المقدمة.
3. تُخزن البيانات بشكل آمن في خوادم محمية داخل المملكة باستخدام تقنيات التشفير والمصادقة الثنائية وتقييد الوصول. ولا يتم الاحتفاظ بأي نسخة ورقية أو خارجية من البيانات دون ترخيص مسبق من الجهة المسؤولة.
4. تحتفظ إدارة المعهد بالبيانات طوال فترة انتساب المستفيد إلى البرنامج التدريبي، ولمدة لا تتجاوز خمس سنوات بعد انتهاء العلاقة التدريبية، ويجوز تمديد هذه المدة في حال وجود متطلبات تنظيمية أو قانونية.
5. يقتصر الاطلاع على البيانات على الموظفين المخولين ذوي الصلاحية فقط، مثل موظفي الشؤون الأكاديمية والدعم الفني والإدارة العليا، ويمنع منعاً باتاً مشاركة البيانات مع أي جهة خارجية دون موافقة رسمية من الإدارة أو المستفيد، باستثناء ما تطلبه الجهات الرسمية المختصة بموجب الأنظمة المعمول بها.
6. يلتزم المعهد بإتلاف البيانات بشكل آمن عند انتهاء الحاجة إليها، سواء بحذفها من الخوادم أو إعادة تهيئة الأجهزة وفق المعايير المعتمدة، وتوثيق عملية الإتلاف بإشراف مختص.

تلتزم إدارة المعهد بجميع السياسات والأنظمة الصادرة عن الجهات التنظيمية في مجال إدارة البيانات وحمايتها، وتقوم بمراجعة هذه السياسة بشكل دوري لضمان استمرارية الالتزام بأفضل الممارسات.