تلتزم إدارة معهد السلامة للتدريب والتعليم بتوفير بيئة تواصل احترافية وآمنة بين جميع المستفيدين في المنصة التدريبية الإلكترونية، بما يشمل المتدربين والمدربين والإداريين، ويهدف ذلك إلى تسهيل تبادل المعرفة والدعم والتفاعل التربوي، مع الحفاظ على السلوكيات الأخلاقية والمهنية.

تُحدد هذه السياسة قنوات التواصل الرسمية، وضوابط وآداب الاستخدام، والإجراءات المتخذة عند مخالفة السياسة، وآلية التصعيد.

أولاً: أدوات وقنوات التواصل المعتمدة في بيئة التدريب الإلكتروني

1. رسائل البريد الإلكتروني الرسمية بين المتدرب والمدرب أو بين المتدرب وإدارة المعهد. بريد الدعم الفني info@alsalamah.com.sa
2. لوحة النقاش الخاصة بالدورة في نظام إدارة التعلم (في حال تفعيلها)
3. المراسلات الداخلية عبر نظام التذاكر الفني (أنقر هنا)
4. غرفة المحادثة الخاصة داخل نظام إدارة التعلم (في حال تفعيلها)
5. التواصل عبر رقم واتساب الدعم الفني +966542619369 (أنقر هنا)

ثانياً: آداب وقواعد التواصل

1. الالتزام الكامل بالاحترام المتبادل بين جميع الأطراف داخل بيئة التدريب
2. يمنع استخدام أي ألفاظ نابية أو إساءة لفظية أو تهجم شخصي أو جماعي
3. يمنع طرح أو مناقشة مواضيع سياسية أو دينية أو فكرية مثيرة للجدل
4. يجب استخدام اللغة العربية الفصحى أو اللغة المعتمدة للبرنامج
5. يمنع إرسال محتوى غير مرتبط بالدورة أو يحتوي على روابط خارجية مجهولة
6. يلتزم المتدرب باستخدام القنوات الرسمية فقط وعدم التواصل خارج الأطر المحددة
7. الردود يجب أن تكون مهنية ومباشرة ودون تهكم أو تجاوز

ثالثاً: الإجراء في حال مخالفة آداب التواصل

1. يتم إرسال تنبيه رسمي أولي للمتدرب المخالف
2. في حال التكرار، يتم تعليق صلاحية التواصل أو الدخول إلى النظام بشكل مؤقت
3. في حال استمرار المخالفة، يتم استبعاد المتدرب من الدورة دون استحقاق الشهادة
4. يتم الاحتفاظ بسجلات التواصل لجميع الحالات التي تتضمن مخالفات لضمان الشفافية
• 
  

رابعاً: آلية التصعيد

• في حال تأخر الرد على الاستفسار أو الطلب لأكثر من 3 أيام عمل عبر القنوات الأساسية (البريد الإلكتروني أو التذاكر أو واتساب الدعم)، يحق للمتدرب تصعيد البلاغ إلى مشرف النظام مباشرة

• يتم التصعيد من خلال:

  1. التواصل مع المشرف الأكاديمي عند الحاجة عبر الوتساب  (أنقر هنا) أو الإيميل mansoour@alsalamah.com.sa
  2. تلتزم إدارة المعهد بمعالجة التصعيد خلال يومي عمل من تاريخ الاستلام

تلتزم إدارة معهد السلامة للتدريب والتعليم بتطبيق سياسة الحضور عادلة ومنضبطة تضمن معادلة الحضور الإلكتروني بالحضور الاعتيادي في كافة البرامج التدريبية، وفقاً لما تصدره الجهات التنظيمية الرسمية ذات العلاقة.

يُعد الحضور من العناصر الأساسية التي تؤثر على استحقاق المتدرب لشهادة البرنامج التدريبي، ويُحتسب الحضور في الجلسات الافتراضية أو عبر نظام إدارة التعلم بنفس القيمة التي يُحتسب بها الحضور الحضوري في البرامج الاعتيادية.

1. تُحسب الساعات التدريبية التي يحضرها المتدرب بنظام الحضوري من خلال المدرب، ونظام (عن بعد) بـ أنواعه المتزامن والغير متزامن والمدمج حيث يُشترط ألا تقل نسبة حضور المتدرب عن 75% من إجمالي ساعات البرنامج التدريبي كحد أدنى للحصول على شهادة إتمام أو اجتياز.
2. تحسب الساعات التدريبية في الدورات عن بعد عبر الفصول الافتراضية أو أنشطة النظام الإلكتروني ضمن الساعات المعتمدة للبرنامج.
3. في حال تقديم التدريب بالنمط الإلكتروني غير المتزامن، يقوم المعهد بتقديم 25% من إجمالي ساعات البرنامج عبر الفصول الافتراضية المباشرة من خلال الفصول الإفتراضية بواسطة برنامج زووم و برنامج جوجل ميت، على أن تُعتمد هذه الساعات ضمن سجل الحضور الرسمي.
4. وفي حالة التدريب بالنمط المدمج، تُحتسب نسبة 25% من ساعات التدريب حضورياً، و65% (عن بعد) حيث يتم توثيق الحضور من خلال المدرب بنظام المتزامن والتوثيق الآلي لسجلات الدخول والمشاركة بنظام (غير متزامن). 
5. تتم متابعة حضور المتدربين في التدريب المتزامن من خلال المدرب مباشرةً و الدخول إلى الجلسات، وتتبع مدة البقاء داخل الفصل الافتراضي، والتحقق من التفاعل المباشر، بينما تتم متابعة التدريب غير المتزامن من خلال أنظمة التتبع في نظام إدارة التعلم والتي تشمل فتح المواد، تحميل المحتوى، أداء الواجبات والمهام والاختبارات القصيرة والنهائية، ومتابعة الأنشطة.
6. يمكن للمتدرب معرفة تفاصيل الحضور ونسبته لكل دورة تدريبية من خلال صفحة (فصولي الافتراضية) المتوفرة داخل النظام، والتي تتضمن سجلات حضور كل جلسة تدريبية بشكل مفصل حسب التاريخ والمدة للدورات المدمجة والحضورية والدورات المتزامنة.
7. كما يتيح النظام للمتدرب تقديم الاعتذار عن الغياب في حال وجود ظرف طارئ، من خلال صفحة الحضور، بحيث يمكن رفع المبررات أو المستندات الداعمة، وتُعرض الطلبات المقدمة للمراجعة من قبل إدارة البرنامج للنظر فيها واتخاذ القرار المناسب.
8. يتم احتساب التأخير لأكثر من ثلاثين دقيقة لحضور نصف محاضرة.
9. يرجى الالتزام بالحضور في الموعد المحدد للدورة، والانصراف عند انتهائها مباشرة.
10. لا يُسمح بالبقاء داخل مبنى المعهد خارج أوقات العمل الرسمية المحددة من الإدارة.
11. يُمنع اصطحاب أو دخول أي شخص غير مسجل في الدورة التدريبية إلى مبنى المعهد، إلا بموافقة مكتوبة من إدارة المعهد
12. يلتزم جميع المتدربين بالمحافظة على ممتلكات المعهد والهدوء العام والالتزام بالآداب الإسلامية والسلوك المهني
13. في حال إقامة دورات تجميلية أو تدريب عملي، يمنع أخذ أي أدوات أو أجهزة أو مستحضرات تخص المعهد إلى خارج المبنى، ويُحاسب المتدرب قانونياً في حال المخالفة
14. نظرًا لمحدودية مقاعد الاستراحة ووجود جدول زمني محدد لكل دورة، يرجى الالتزام بأوقات الحضور والانصراف الخاصة بكل مجموعة تدريبية

في حال عدم التزام المتدرب بالحد الأدنى لساعات الحضور المعتمدة، تُطبق عليه الإجراءات التالية:

1. يُمنع من التقدم للاختبار النهائي أو إتمام البرنامج في حال كانت نسبة الحضور أقل من الحد المقرر
2. يتم إبلاغ المتدرب كتابياً بعد رصد مخالفته لسياسة الحضور
3. يُمنح فرصة تعويضية واحدة، إن توفرت، لإكمال الساعات المتبقية خلال مدة محددة
4. في حال عدم إكمال الساعات المطلوبة بعد الفرصة التعويضية، يُعتبر المتدرب راسباً في البرنامج
5. لا يحق للمتدرب المطالبة بإصدار شهادة أو إعادة التقييم أو الاسترداد المالي

تُعتمد هذه السياسة على جميع المتدربين في البرامج التي تزيد مدتها عن شهر، وتُطبق إلكترونياً عبر نظام متابعة الدخول والحضور داخل منصة المعهد، ويُبلغ بها جميع المتدربين عند تسجيلهم.

تحرص إدارة معهد السلامة للتدريب والتعليم على حماية خصوصية البيانات الشخصية لجميع المستفيدين من المنصة التدريبية، وتلتزم بتطبيق أعلى معايير الأمان في جمع ومعالجة وتخزين والتخلص من البيانات وفقاً لما تصدره الجهات التنظيمية ذات العلاقة داخل المملكة العربية السعودية، بما في ذلك نظام حماية البيانات الشخصية.

توضح هذه السياسة الإجراءات والضوابط التي يعتمدها المعهد لضمان سرية المعلومات ومنع الاطلاع أو المشاركة غير المصرح بها، كما تُبيّن الحقوق والمسؤوليات المتعلقة بالبيانات المخزنة لدى المعهد:

1. يقوم المعهد بجمع بيانات المستفيدين الشخصية والتعليمية من خلال نماذج التسجيل والتعاملات الإلكترونية في نظام إدارة التعلم، وتشمل هذه البيانات الاسم الكامل، رقم الهوية الوطنية أو الإقامة، رقم الجوال، البريد الإلكتروني، المؤهل العلمي، الجنس، تاريخ الميلاد، اسم المستخدم، كلمة المرور، سجلات الحضور، الدرجات، الملفات المرفوعة، رسائل الدعم الفني، وسجلات التفاعل مع النظام.
2. يتم جمع هذه البيانات لأغراض التدريب والتقييم وإدارة العمليات التعليمية، وتقديم الخدمات الأكاديمية والدعم الفني، وتحليل الأداء وتحسين جودة البرامج التدريبية المقدمة.
3. تُخزن البيانات بشكل آمن في خوادم محمية داخل المملكة باستخدام تقنيات التشفير والمصادقة الثنائية وتقييد الوصول. ولا يتم الاحتفاظ بأي نسخة ورقية أو خارجية من البيانات دون ترخيص مسبق من الجهة المسؤولة.
4. تحتفظ إدارة المعهد بالبيانات طوال فترة انتساب المستفيد إلى البرنامج التدريبي، ولمدة لا تتجاوز خمس سنوات بعد انتهاء العلاقة التدريبية، ويجوز تمديد هذه المدة في حال وجود متطلبات تنظيمية أو قانونية.
5. يقتصر الاطلاع على البيانات على الموظفين المخولين ذوي الصلاحية فقط، مثل موظفي الشؤون الأكاديمية والدعم الفني والإدارة العليا، ويمنع منعاً باتاً مشاركة البيانات مع أي جهة خارجية دون موافقة رسمية من الإدارة أو المستفيد، باستثناء ما تطلبه الجهات الرسمية المختصة بموجب الأنظمة المعمول بها.
6. يلتزم المعهد بإتلاف البيانات بشكل آمن عند انتهاء الحاجة إليها، سواء بحذفها من الخوادم أو إعادة تهيئة الأجهزة وفق المعايير المعتمدة، وتوثيق عملية الإتلاف بإشراف مختص.

تلتزم إدارة المعهد بجميع السياسات والأنظمة الصادرة عن الجهات التنظيمية في مجال إدارة البيانات وحمايتها، وتقوم بمراجعة هذه السياسة بشكل دوري لضمان استمرارية الالتزام بأفضل الممارسات.

مفهوم النزاهة:

تلتزم إدارة معهد السلامة للتدريب والتعليم بتطبيق أعلى معايير النزاهة في جميع البرامج التدريبية الإلكترونية. ويعد الالتزام بالنزاهة الأكاديمية من المبادئ الأساسية التي يجب أن يتحلى بها جميع المشاركين في العملية التدريبية، ويشمل ذلك المتدربين، والمدربين، والإداريين، والمشرفين. النزاهة الأكاديمية تعني التزام جميع الأطراف بالصدق والأمانة وتحمل المسؤولية الفردية في أداء الأعمال والاختبارات والأنشطة التدريبية دون اللجوء إلى أي وسائل غير قانونية أو غير أخلاقية.

تكمن أهمية الالتزام بالنزاهة في تعزيز ثقة المجتمع والجهات الرسمية في مخرجات العملية التدريبية، وضمان عدالة التقييمات، والحفاظ على جودة المخرجات التعليمية. كما تسهم النزاهة في تنمية الحس الأخلاقي والمهني لدى المتدربين وتأهيلهم للعمل والإنجاز وفق أعلى المعايير المهنية.

تقر إدارة المعهد بأن هناك العديد من أشكال انتهاك النزاهة الأكاديمية التي يجب التوعية بها واتخاذ إجراءات صارمة تجاهها، ومنها:

1. الغش في أداء الاختبارات أو الأنشطة التدريبية أو الواجبات، بأي وسيلة كانت، سواء إلكترونية أو تقليدية
2. انتحال الهوية، وذلك من خلال تسجيل الدخول بحساب شخص آخر أو أداء التقييمات نيابة عنه، أو السماح للغير باستخدام بيانات الدخول الخاصة
3. التزوير في الوثائق الرسمية أو النتائج أو سجلات الحضور أو أي بيانات أخرى تتعلق بالتدريب
4. استغلال التعاون بين المتدربين بشكل غير مشروع، كالمشاركة في أداء المهام الفردية أو مشاركة الإجابات خلال التقييمات المغلقة
5. السرقة العلمية أو الفكرية، والمتمثلة في نسخ أو اقتباس المحتوى أو الإجابات أو المشاريع من مصادر خارجية دون توثيق، أو تقديم أعمال الغير على أنها شخصية

تؤكد إدارة المعهد على تطبيق الإجراءات التالية عند ارتكاب أي مخالفة تتعلق بالنزاهة:

1. إجراء تحقيق داخلي فوري من قبل الإدارة الأكاديمية مع الاحتفاظ بكافة الأدلة الإلكترونية المتعلقة بالمخالفة
2. إرسال إنذار رسمي للمتدرب مرتكب المخالفة وبيان نوع المخالفة المرتكبة
3. إلغاء نتيجة التقييم أو الاختبار محل المخالفة وإعادة إجرائه إن أمكن
4. تعليق الحساب التدريبي للمتدرب مؤقتاً لحين الانتهاء من التحقيق وإصدار القرار
5. في حال تكرار المخالفة أو ثبوت نية الغش أو الانتحال بشكل متعمد، يتم فصل المتدرب من البرنامج التدريبي وحرمانه من الشهادة
6. إشعار المتدرب بقرار العقوبة رسمياً، وتوثيق ذلك ضمن سجله الأكاديمي